7 obstacles avant d’arriver au Zéro Papier

Tout le monde en parle, mais uniquement quelques élus ont atteint le sacré Graal. Certes, les entreprises s’équipent de logiciels de dématérialisation, et globalement la transition numérique est bien En Marche. Au quotidien, les entreprises ont tout de même du mal à limiter l’utilisation du papier. Les raisons sont diverses.

Tout le monde le sait : travailler avec du papier est un gaspillage de temps et entraîne des coûts liés à l’utilisation d’imprimantes, d’encre, de toners, de classeurs, d’armoires et surtout d’espace dans les bureaux et les archives.

 

5 conseils pour bien choisir votre logiciel de GED

Dans le domaine de l'informatique, de nouvelles technologies apparaissent chaque jour, sont vite obsolètes et apportent plus d'inconvénients que d'avantages, impliquant ainsi des dépenses inutiles. Cependant, au vu des nombreux systèmes de Gestion electronique de documents (GED) présents sur le marché, il est difficile de choisir le produit adapté. À quoi une entreprise doit-elle faire attention avant de mettre en place une GED ?
 

Organiser des formulaires

De nombreuses entreprises ont recours aux formulaires au format papier pour saisir leurs données de façon structurée. Mais cela reste jusqu'à présent un processus fastidieux. L'utilisateur doit renseigner plusieurs fois son nom, son adresse et d'autres informations personnelles. Une écriture illisible ralentit la saisie des données. Et il n'est pas rare qu'un formulaire disparaisse complètement. DocuWare Forms rend l'organisation des formulaires bien plus fiable et aisée.

 

Diminuer vos coûts d’exploitation avec DocuWare

Les entreprises investissement prioritairement pour augmenter leur chiffre d’affaires, et délaissent quelque peu la productivité des services financiers et administratifs. Elles préfèrent embaucher des commerciaux ou renouveler leur outil de production, et ne mettent pas tous les moyens pour réduire leurs coûts de structure. Dans les services comptables, il existe un gisement de productivité sur la gestion des documents. En général, les données liées à la comptabilité sont plutôt bien gérées, quand il s’agit des documents, la perte de temps à classer, archiver, retrouver est bien réelle, et aucune solution n’est encore en place.
 

Témoignage : Passer d’une solution On Premise à une solution Cloud ?

Les solutions Cloud sont de plus en plus plébiscités, performantes et simples à utiliser. Plusieurs de nos clients ont fait le choix de migrer dans le Cloud alors qu’ils étaient déjà utilisateurs d’une solution On Premise. Christian Toussaint, directeur des Services Professionnels chez DocuWare, nous apporte son expérience et nous détaille le mode opératoire.

 

Une GED seul ne suffit pas à gérer efficacement les documents

Un bon système de gestion des documents doit assurer l'efficacité de la comptabilité. La tendance actuelle est aujourd'hui à l'adoption d'un système moderne de gestion documentaire électronique, alors que l'on se contentait par le passé de diverses procédures et systèmes de gestion des documents comptables, par exemple une solution de gestion des documents papier ou des dossiers. De nombreux comptables travaillent encore aujourd'hui avec de telles méthodes, soit parce que l'entreprise n'est pas encore équipée d'une gestion électronique des documents (GED), soit parce qu'elle ne l'utilise pas.

 

Intégrer votre logiciel DocuWare au sein de votre système d’information




Intégrer DocuWare avec l’ensemble de vos applications de gestion vous permettra d’automatiser certains processus et d’augmenter votre efficacité, cela vous intéresse ? Que ce soit un logiciel de gestion, un site Web ou toute autre application, cela s’avère simple et rapide. Les possibilités d'intégration des fonctionnalités de DocuWare sont pour ainsi dire infinies !

 

Les avantages d’un ECM pour les comptables


De nombreuses questions accompagnent le choix d’un ECM, et tout particulièrement celles concernant son déploiement au sein des entreprises de taille intermédiaire (ETI). A terme, l’entreprise souhaite équiper l’ensemble de ses services et faire de cette démarche vers le Numérique un succès. . Comment démarrer mon projet de dématérialisation ? Quels documents ? Quels processus ? Les raisons de l’adoption d'un système ECM ou de gestion documentaire électronique est la suppression des documents papiers dans les flux de travail quotidiens. De nos jours, les processus de travail utilisant des documents papiers sont devenus une charge onéreuse et inefficace pour toutes les entreprises. Il s'agit d'un fardeau, dont un système ECM peut libérer chaque collaborateur, du chef d'entreprise aux apprentis, des vendeurs aux ingénieurs, en passant par les responsables et les DRH.

 

ECM – Pour un service Comptable plus efficace


Tous les services comptables ne sont pas équivalents: certains sont bien mieux organisés et plus efficaces que d’autres. La société Aberdeen Group a pu démontrer cela au terme d'une étude réalisée auprès de plus de 180 entreprises. Au service Comptabilité Fournisseur, la différence entre les services bien organisés (les 20 % en haut du classement) et les services mal organisés (les 30 % en bas du classement) est considérable.

 

ECM – Un turbo pour le traitement de vos factures

Un système ECM (Enterprise Content Management) est à raison considéré comme le meilleur moyen de gérer le traitement des factures entrantes de façon efficace et rentable. Le système ECM, parfois aussi appelé GED, donne aux comptables les bons outils pour automatiser la réception des factures et les traiter de façon électronique, les archiver de manière sécurisée et les retrouver rapidement. L'automatisation de la transmission des factures numériques aux services compétents, qui accélère en outre la validation des factures, représente le principal avantage pour l'entreprise. Les délais pour la récupération d'escomptes sont respectés, ce qui permet d'économiser entre deux et trois pour cent du montant de la facture.

 
9 conseils pour rationnaliser vos processus et réduire vos coûts
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