Outlook : indexation et stockage automatiques de vos emails

Vous recevez de nombreux emails et vous vous contentez de les classer dans vos dossiers Outlook.  Grâce à DocuWare, vous pouvez indexer et stocker automatiquement tous les emails classés dans vos  dossiers et sous-dossiers.

 

Comment réussir votre entrée dans la dématérialisation ?

Quand il s'agit de choisir un système de gestion de contenu d'entreprise, peu d'entrepreneurs savent quelles fonctionnalités sont importantes pour leur entreprise. Chaque entreprise a des besoins différents qui vont forcément évoluer dans le futur. Répondre au seul cahier des charges n’est plus suffisant, la solution retenue doit pouvoir s’adapter aux nouvelles attentes des clients (Cloud, mobilité…), mais également aux changements d’organisation.

Le passage à la gestion documentaire numérique n’est pas un choix facile, et les offres sur le marché sont pléthoriques. Chez DocuWare, nous pensons qu’une bonne solution doit intégrer les innovations suivantes :

 

Choisir son mode de numérisation en un clic de souris

Vous numérisez chaque jour de nombreux documents, de différent format, et vous aimeriez pouvoir accéder simplement aux options de numérisation de votre scanner : couleur ou N&B, A4 ou A3, recto ou recto-verso…. sans aucun effort.

Avec DocuWare, il vous suffit de définirdifférentes options de numérisation, en fonction du document et du mode de numérisation. Cette approche vous fera gagner beaucoup de temps si vous devez numériser de nombreux documents très différents.
Supposons que vous deviez traiter trois types de documents au quotidien, tels que des factures, des bons de livraison et des notes de frais. Il vous suffit de définir une configuration pour chaque type de document. Ainsi, lorsque vous devez numériser une facture puis un bon de livraison, il vous suffit de sélectionner la configuration correspondante dans le menu déroulant.

 

DocuWare Mobile - Troisième génération

Chez DocuWare, la mobilité est un sujet important puisque la première version de notre application mobile est sortie en 2011.Elle permettait de retrouver et valider des documents. Elle a été suivie par PaperScan, DocuWare Mobile II et DocuWare Hub pour l’indexation des documents à partir d’un mobile. Il est maintenant venu le temps d'accueillir la troisième génération de DocuWare Mobile. Grâce à cette application remodelée, vous pouvez désormais intervenir directement dans un processus de Workflow.

 

Indexer automatiquement vos documents entrants

Gagnez encore plus de temps avec DocuWare lors de l’archivage de vos documents grâce à l’indexation automatique. Affranchissez-vous de la saisie manuelle tout en assurant la cohérence des données indexées. La version Windows intégrait le module Recognition permettant d’indexer vos documents à partir d’un répertoire Windows surveillé. Avec la version actuelle de DocuWare et le paramétrage simple de modèles d’importation, les documents peuvent être indexés dès leur numérisation et importer automatiquement. DocuWare vous permettra également de trier et séparer automatiquement les documents grâce aux fonctions de lecture d’index ou de codes barres. Plusieurs autres évolutions ont été réalisées : l’utilisation du format PDF au lieu du TIFF, et la capacité de l’outil à identifier le modèle de document à archiver sans aucun tri préalable.

 

Tutoriel vidéo : Une gestion simplifiée de vos e-mails

Vous recevez en permanence des e-mails contenant des informations essentielles de la part de clients et de collègues. Ces e-mails sont cependant généralement cachés dans différents dossiers Outlook parmi un flux d'autres e-mails. Il devient rapidement difficile de trouver les e-mails dont on a besoin. Choisissez une gestion d'e-mails efficace. Grâce à DocuWare, vos e-mails sont stockés conjointement avec vos autres documents dans une armoire numérique partagée.
 
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