Un unique processus vous vos factures papier et numériques

Vous recevez de plus en plus de factures par e-mail. À cela s'ajoutent des tickets de caisse que vous avez numérisés lors de vos déplacements ou téléchargés via un lien sur Internet. Sans oublier les factures papier que le service courrier de votre entreprise a numérisées. Comment faites-vous pour traiter ces factures dans un unique processus avec DocuWare ?

 

Une GED seul ne suffit pas à gérer efficacement les documents

Un bon système de gestion des documents doit assurer l'efficacité de la comptabilité. La tendance actuelle est aujourd'hui à l'adoption d'un système moderne de gestion documentaire électronique, alors que l'on se contentait par le passé de diverses procédures et systèmes de gestion des documents comptables, par exemple une solution de gestion des documents papier ou des dossiers. De nombreux comptables travaillent encore aujourd'hui avec de telles méthodes, soit parce que l'entreprise n'est pas encore équipée d'une gestion électronique des documents (GED), soit parce qu'elle ne l'utilise pas.

 

Comment mieux se préparer à la visite vos auditeurs internes, commissaires aux comptes ou contrôleurs fiscaux

Les contrôles de tout type nécessitent une gestion rigoureuse de vos documents comptables. Si les informations utiles sont difficilement accessibles car elles se trouvent dans des documents papier entassés dans une armoire, cela peut entraîner des problèmes et du stress pour le service comptable audité, surtout lorsqu’il s’agit d’un contrôle fiscal.

 

Les avantages d’un ECM pour les comptables


De nombreuses questions accompagnent le choix d’un ECM, et tout particulièrement celles concernant son déploiement au sein des entreprises de taille intermédiaire (ETI). A terme, l’entreprise souhaite équiper l’ensemble de ses services et faire de cette démarche vers le Numérique un succès. . Comment démarrer mon projet de dématérialisation ? Quels documents ? Quels processus ? Les raisons de l’adoption d'un système ECM ou de gestion documentaire électronique est la suppression des documents papiers dans les flux de travail quotidiens. De nos jours, les processus de travail utilisant des documents papiers sont devenus une charge onéreuse et inefficace pour toutes les entreprises. Il s'agit d'un fardeau, dont un système ECM peut libérer chaque collaborateur, du chef d'entreprise aux apprentis, des vendeurs aux ingénieurs, en passant par les responsables et les DRH.

 

ECM – Pour un service Comptable plus efficace


Tous les services comptables ne sont pas équivalents: certains sont bien mieux organisés et plus efficaces que d’autres. La société Aberdeen Group a pu démontrer cela au terme d'une étude réalisée auprès de plus de 180 entreprises. Au service Comptabilité Fournisseur, la différence entre les services bien organisés (les 20 % en haut du classement) et les services mal organisés (les 30 % en bas du classement) est considérable.

 

ECM – Un turbo pour le traitement de vos factures

Un système ECM (Enterprise Content Management) est à raison considéré comme le meilleur moyen de gérer le traitement des factures entrantes de façon efficace et rentable. Le système ECM, parfois aussi appelé GED, donne aux comptables les bons outils pour automatiser la réception des factures et les traiter de façon électronique, les archiver de manière sécurisée et les retrouver rapidement. L'automatisation de la transmission des factures numériques aux services compétents, qui accélère en outre la validation des factures, représente le principal avantage pour l'entreprise. Les délais pour la récupération d'escomptes sont respectés, ce qui permet d'économiser entre deux et trois pour cent du montant de la facture.

 
9 conseils pour rationnaliser vos processus et réduire vos coûts
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