Folders.png

Recherche de documents dans des dossiers avec DocuWare

Von Wiebke Bortnik • 12. octobre 2017

Folders.pngCertains utilisateurs n'apprécient guère la recherche par index, et souhaitent retrouver l’organisation Windows de leurs documents. En réalité, nos clients plébiscitent les deux modes de recherche.

Depuis la Version 6.10, le client Web permet d'afficher les documents dans des structures de dossiers classiques. Prenons l'exemple d'une armoire de factures. Des dossiers sont paramétrés par année, qui contiennent des dossiers pour chaque centre de coûts, qui à leur tour affichent un dossier pour chaque fournisseur. Tout est configuré de façon à répondre à vos besoins et à ne pas perturber vos processus de travail habituels. 

Cela s'avère particulièrement utile pour ceux qui utilisent rarement DocuWare ou une armoire spécifique, et ne sont pas très au fait de la recherche par index. Il s'agit là d'une approche intuitive permettant d'accéder rapidement au document recherché. 
Documents.png
La structure de dossiers offre un accès intuitif aux documents recherchés 

La structure de dossiers est définie via des champs index. Dans le cas de l'exemple décrit ci-dessus, elle s'afficherait comme suit : Année > Centre de coûts > Société. Vous pouvez également utiliser une boîte de dialogue classique pour la même armoire ou choisir une autre structure de dossiers, selon ce qui convient le mieux à votre entreprise. 

L'avantage de DocuWare : vous choisissez l'affichage qui vous convient 

Si chaque document n'est stocké qu'une seule fois, vous pouvez les afficher différemment dans la hiérarchie selon les besoins de votre organisation. Aucune archive papier ni aucun système de fichiers classiques n'offrent la même flexibilité ! Et comme votre propre expérience vous l'aura prouvée, les préférences de chacun diffèrent. 

Les structures de dossiers sont rapides à configurer et permettent de stocker des documents en toute simplicité. 

Topics: DocuWare Client, Tips & Tricks, Search & Find

Kommentar