Organiser des formulaires

De nombreuses entreprises ont recours aux formulaires au format papier pour saisir leurs données de façon structurée. Mais cela reste jusqu'à présent un processus fastidieux. L'utilisateur doit renseigner plusieurs fois son nom, son adresse et d'autres informations personnelles. Une écriture illisible ralentit la saisie des données. Et il n'est pas rare qu'un formulaire disparaisse complètement. DocuWare Forms rend l'organisation des formulaires bien plus fiable et aisée.

 

Diminuer vos coûts d’exploitation avec DocuWare

Les entreprises investissement prioritairement pour augmenter leur chiffre d’affaires, et délaissent quelque peu la productivité des services financiers et administratifs. Elles préfèrent embaucher des commerciaux ou renouveler leur outil de production, et ne mettent pas tous les moyens pour réduire leurs coûts de structure. Dans les services comptables, il existe un gisement de productivité sur la gestion des documents. En général, les données liées à la comptabilité sont plutôt bien gérées, quand il s’agit des documents, la perte de temps à classer, archiver, retrouver est bien réelle, et aucune solution n’est encore en place.
 

Choisir son mode de numérisation en un clic de souris

Vous numérisez chaque jour de nombreux documents, de différent format, et vous aimeriez pouvoir accéder simplement aux options de numérisation de votre scanner : couleur ou N&B, A4 ou A3, recto ou recto-verso…. sans aucun effort.

Avec DocuWare, il vous suffit de définirdifférentes options de numérisation, en fonction du document et du mode de numérisation. Cette approche vous fera gagner beaucoup de temps si vous devez numériser de nombreux documents très différents.
Supposons que vous deviez traiter trois types de documents au quotidien, tels que des factures, des bons de livraison et des notes de frais. Il vous suffit de définir une configuration pour chaque type de document. Ainsi, lorsque vous devez numériser une facture puis un bon de livraison, il vous suffit de sélectionner la configuration correspondante dans le menu déroulant.

 

Utilisation d'une GED pour les PME : 4 astuces pratiques

Lors de la première utilisation d'une Gestion électronique des documents, certaines petites et moyennes entreprises commencent certainement par définir une stratégie de GED. Mais elles ne sont pas majoritaires.
Dans le monde professionnel, d'importantes quantités d'informations sont utilisées chaque jour, provenant des sources les plus diverses et dans les formats les plus variés (entre autres : des documents papier classiques, des fichiers électroniques et des e-mails). Normalement, ces informations s'accumulent à différents emplacements : comptes de messagerie électronique, meubles-classeurs et lecteurs réseaux se transforment en gigantesques montagnes de données.
 

Témoignage : Passer d’une solution On Premise à une solution Cloud ?

Les solutions Cloud sont de plus en plus plébiscités, performantes et simples à utiliser. Plusieurs de nos clients ont fait le choix de migrer dans le Cloud alors qu’ils étaient déjà utilisateurs d’une solution On Premise. Christian Toussaint, directeur des Services Professionnels chez DocuWare, nous apporte son expérience et nous détaille le mode opératoire.

 

Toute la législation européenne

En règle générale, les entreprises connaissent assez bien la réglementation de leur propre pays. Mais qu'en est-il de la réglementation des autres pays de l'UE ? Quelle est la durée de conservation des factures en Allemagne ? Comment les entreprises polonaises doivent-elles archiver les factures reçues par e-mail ? Quelle est la TVA en vigueur en Italie ? Quelles sanctions une société encourt-elle en Espagne si elle ne respecte pas la législation en matière de conservation des factures ? Pour trouver des réponses aux questions relatives à la TVA ou aux modes et durées de conservation des factures au sein de l’Union Européenne, consultez le compendium publié « E-Invoicing & Retention » (téléchargement gratuit). Les 19 pays les plus importants de l'Union européenne sont représentés : Belgique, Allemagne, France, Grèce, Irlande, Italie, Croatie, Malte, Pays-Bas, Autriche, Pologne, Roumanie, Suède, Suisse, Espagne, République tchèque, Hongrie, Royaume-Uni et Chypre.

 

Quel est l'intérêt du cloud ?

Les services de cloud sont flexibles, simples d'utilisation et sont basés sur des modèles de coûts transparents. Ce n'est donc pas un hasard si de plus en plus d'entreprises utilisent des logiciels sur le cloud. Les services d'hébergement sont ainsi particulièrement appréciés dans les domaines de la communication et de la gestion des projets. Cependant, un nombre croissant de clients DocuWare optent pour un système ECM sur le cloud. Quels sont les avantages de l'hébergement d'un système d'ECM ? Existe-t-il des inconvénients ? Passez en revue les caractéristiques du cloud :
 

Une GED seul ne suffit pas à gérer efficacement les documents

Un bon système de gestion des documents doit assurer l'efficacité de la comptabilité. La tendance actuelle est aujourd'hui à l'adoption d'un système moderne de gestion documentaire électronique, alors que l'on se contentait par le passé de diverses procédures et systèmes de gestion des documents comptables, par exemple une solution de gestion des documents papier ou des dossiers. De nombreux comptables travaillent encore aujourd'hui avec de telles méthodes, soit parce que l'entreprise n'est pas encore équipée d'une gestion électronique des documents (GED), soit parce qu'elle ne l'utilise pas.

 

Les clients de Fortis migrent vers la solution DocuWare avec la plus grande facilité

Suite au rachat de Westbrook Technologies, éditeur du logiciel ECM Fortis, les solutions DocuWare ont été complétées par d'importantes fonctions existantes dans Fortis ; en parallèle, des outils de migration permettant le transfert des données Fortis vers un système DocuWare ont été développés. Avec l'outil DocuWare Migration Helper, les utilisateurs Fortis peuvent transférer leurs documents en quelques clics vers la plate-forme DocuWare, qu'elle soit sur le cloud ou sur site

 

Léger et mobile avec la GED DocuWare

Hier encore, il était nécessaire de ré imprimer ses documents avant tout déplacement malgré l’utilisation d’un système de GED dans votre entreprise. S'il manquait quoi que ce soit, il fallait réclamer le document manquant à un collègue resté au bureau pendant le rendez-vous. Et il fallait parfois attendre plusieurs jours avant que les fiches de rendez-vous client et les formulaires d’ouverture de comptes arrivent au bureau. Heureusement, tout cela a changé : associé à des tablettes numériques, DocuWare facilite désormais le travail des collaborateurs en déplacement.

 
9 conseils pour rationnaliser vos processus et réduire vos coûts
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