Léger et mobile avec la GED DocuWare

Hier encore, il était nécessaire de ré imprimer ses documents avant tout déplacement malgré l’utilisation d’un système de GED dans votre entreprise. S'il manquait quoi que ce soit, il fallait réclamer le document manquant à un collègue resté au bureau pendant le rendez-vous. Et il fallait parfois attendre plusieurs jours avant que les fiches de rendez-vous client et les formulaires d’ouverture de comptes arrivent au bureau. Heureusement, tout cela a changé : associé à des tablettes numériques, DocuWare facilite désormais le travail des collaborateurs en déplacement.

Le Smartphone remplace les piles de papier
DocuWare_Mobile_Header.pngNos représentants peuvent désormais accéder facilement à leurs documents via une application sur leur smartphone ou bien le navigateur de leur tablette. L'entreprise Frank Kauferstein, spécialisée dans le bâtiment et l'énergie a équipé ses techniciens de tablettes numériques pour leur permettre d'accéder à tout moment aux données techniques relatives à l'installation et aux rapports de mesure stockés dans DocuWare alors qu'ils sont chez le client ou sur un chantier. En outre, les techniciens peuvent rédiger directement leurs fiches de rendez-vous sur leur tablette.
Frank Kauferstein constate : « En seulement quelques mois, cette fonctionnalité a amélioré la qualité ainsi que la rapidité des services fournis au client. »

Comment impressionner ses clients ?
Michael Belz, dirigeant de la société de construction BelzBau, constate que l'accès à distance à sa GED  DocuWare lui ouvre des portes et lui permet une plus grande réactivité et efficacité face à ses clients. « Je n'ai plus besoin d'avoir dans ma voiture tous les dossiers quand je me rends sur un chantier, et je peux montrer au client les détails techniques sur les plans et prendre directement des décisions. Nos clients sont surpris de la rapidité avec laquelle nous présentons les dossiers sur iPad lors de nos réunions de chantier.»

Reliés en direct avec à la GED
Dashboard_iphone_6_EN.jpgL’application mobile de DocuWare ne permet pas uniquement de se passer du transport de nombreux documents. Cela permet également de redéfinir la collaboration avec ses collègues restés au bureau. En effet, désormais accessibles en déplacement grâce à leur smartphone, les commerciaux sur le terrain sont entièrement intégrés aux processus documentaires de l’entreprise. Ils peuvent désormais à distance évaluer et valider les nouveaux contrats, les factures ou les commandes qu'ils reçoivent automatiquement via le système de Workflow.  Ils n'ont plus besoin des nombreux échanges par e-mail. Cela permet également de gagner du temps au  niveau de tous les services.

 

 

 



Une application mobile intégrée aux processus de travail : validation des factures sur le smartphone


Du chantier à l'archive
Baustelle_Archiv_600.pngDepuis son smartphone ou sa tablette, le commercial lance lui-même les processus alors qu'il est en déplacement. Ainsi, par exemple, il peut remplir les fiches de rendez-vous ou les commandes via un formulaire numérique sur sa tablette, les signer, puis les enregistrer dans DocuWare d’un simple clic.

L'application PaperScan permet de transformer votre smartphone en scanner mobile : vous pouvez ainsi archiver directement vos notes, cartes de visites ou notes de frais. Scannez vos documents via l'application PaperScan, puis enregistrez-les dans DocuWare. Les factures ne sont plus perdues et le processus de remboursement des frais de déplacement est immédiatement lancé.

Thèmes: Workflow, Mobility