Gagnez encore plus de temps avec DocuWare lors de l’archivage de vos documents grâce à l’indexation automatique. Affranchissez-vous de la saisie manuelle tout en assurant la cohérence des données indexées. La version Windows intégrait le module Recognition permettant d’indexer vos documents à partir d’un répertoire Windows surveillé. Avec la version actuelle de DocuWare et le paramétrage simple de modèles d’importation, les documents peuvent être indexés dès leur numérisation et importer automatiquement. DocuWare vous permettra également de trier et séparer automatiquement les documents grâce aux fonctions de lecture d’index ou de codes barres. Plusieurs autres évolutions ont été réalisées : l’utilisation du format PDF au lieu du TIFF, et la capacité de l’outil à identifier le modèle de document à archiver sans aucun tri préalable.
Indexation rapide d'un grand nombre de documents
Si de nombreux documents similaires doivent être numérisés et indexés, une configuration d'importation vous décharge d'une partie de votre travail. Pour l'élaboration d'une configuration d'importation, le plus simple est de commencer par numériser un document de test que vous archivez dans le bac standard. Ouvrez ensuite la configuration DocuWare et créez une nouvelle configuration d'importation.
Vous pouvez alors définir les positions des champs du document à récupérer grâce à un outil graphique. En un clic de souris, vous surlignez le champs concerné pour le mettre en relation avec le champs de la GED.
Un assistant graphique vous guide tout au long de la configuration de l'indexation.
A noter que la zone à lire ne se trouve pas toujours à une position fixe. Le montant total d'une facture peut par exemple se trouver à différents endroits de la facture. Dans de tels cas, vous pouvez utiliser une ancre. Vous pouvez ensuite associer une ancre à un texte ayant une position fixe par rapport au texte souhaité. Par exemple pour une facture, , ce texte pourrait être "Montant". DocuWare recherchera alors en premier lieu le texte de l'ancre dans le document souhaité et retrouvera l’information par rapport à cette ancre.
Vous pouvez également utiliser des codes-barres pour l'indexation. Une configuration d'importation permet en outre d'ajouter un papier à en-tête en arrière-plan du document, de signer un fichier PDF électroniquement et de définir l’armoire d’archivage. .
Le modèle parfaitement adapté à vos besoins
Les fonctionnalités de base d'une configuration d'importation permettent d'indexer des documents existants à l'aide des propriétés du fichier et de les placer directement dans un bac ou dans une armoire électronique. La licence supplémentaire "DocuWare Barcode & Forms" permet d'indexer automatiquement des documents que vous avez numérisés à l'aide de DocuWare Scanner en utilisant la lecture de texte et de codes-barres. La licence supplémentaire "DocuWare Import" vous permet de réaliser toutes ces opérations via un scanner sur le réseau.
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