Comment mieux se préparer à la visite vos auditeurs internes, commissaires aux comptes ou contrôleurs fiscaux

document-management-accounting.jpgLes contrôles de tout type nécessitent une gestion rigoureuse de vos documents comptables. Si les informations utiles sont difficilement accessibles car elles se trouvent dans des documents papier entassés dans une armoire, cela peut entraîner des problèmes et du stress pour le service comptable audité, surtout lorsqu’il s’agit d’un contrôle fiscal.

Selon le type de document, les documents doivent être archivés, conservés et disponibles pendant une certaine durée (3 à 5 ans en général). Le fait de conserver des documents plus longtemps que nécessaire présente deux inconvénients : Tout d'abord, cela implique des dépenses superflues pour l'espace de stockage et la gestion des documents. Ensuite, les auditeurs un nombre trop important de documents, souvent inutiles.  

De nombreuses entreprises ne se débarrassent pas de leurs documents, même après expiration de leur période obligatoire de rétention. Bien souvent, la méthode d'archivage ou d'enregistrement complique en effet cette opération, car cela implique un traitement manuel fastidieux. Avec la fonction "Gestion des dossiers" d'un système de gestion documentaire (GED), il est possible de gérer avec précision le respect de la période de rétention de chaque document de manière automatique. Les flux de travail permettent par exemple de compléter les métadonnées d'un document lors de son transfert dans le système d'archivage automatique avec la date de création ou de réception et le type de document (facture ou bilan, par exemple).

La GED gère ensuite automatiquement le document électronique. Lorsque sa période obligatoire de rétention arrive à expiration, un document est automatiquement supprimé ou exporté dans une archive historique distincte. Cela facilite également la préparation des audits et des contrôles fiscaux. Avec des documents papiers, ces opérations sont un véritable supplice, aussi bien pour le comptable que pour le contrôleur. Par exemple, si toutes les factures de l'année 2010 doivent être contrôlées, le contrôleur reçoit le classeur correspondant et s'attelle à vérifier des montagnes de papier.

Avec une GED, la comptabilité est mieux préparée. Les questions du contrôleur peuvent recevoir une réponse si précise qu'il n'est plus utile de fournir des justificatifs superflus. Au lieu de recevoir l'ensemble des justificatifs d'une année complète dans un classeur, le contrôleur reçoit les informations demandées sur une clé USB. Celui-ci contient exclusivement les informations demandées et peut facilement être exportées à partir de la GED DocuWare. Cela simplifie aussi bien le travail du comptable que celui du contrôleur.

Par ailleurs, une GED permet également d'optimiser la protection et la sécurité des données financières confidentielles dans la comptabilité. Ainsi, l'accès à certains document est si limité que seules certaines personnes autorisées peuvent les consulter. Une fois définis, les contrôles et les pistes d’audit offrent une transparence permanente permettant de savoir qui a utilisé quels documents et à quelle date. Ces informations sont très importantes pour les systèmes de contrôle internes (SCI) et les systèmes de gestion des risques (SGR), qui sont imposés par les lois européennes et américaines comme allemandes IFRS, HGB, Sarbanes-Oxley, EuroSOX…

De plus, les analyses que permet une GED en complément de votre ERP sont nombreuses. Il peut par exemple s'agir de détails de paiement qui vont au-delà de l'échéance et du montant, et se trouvent dans les documents de facturation ou dans la correspondance associée, archivés au format électronique. Une GED permet d'analyser plus précisément les structures des coûts, car il est également possible de prendre en compte l'impact d'autres facteurs tels que les retards de livraison ou les réclamations. Ces informations supplémentaires facilitent énormément le contrôle de gestion : lorsque l'on sait précisément pourquoi on a dépensé plus d'argent que prévu par le passé, cela permet de prendre de meilleures décisions pour les investissements ou les achats à venir.

Thèmes: Accounting, Security