Cinq façons de gagner du temps grâce à la Gestion électronique de documents

Time_is_MoneyVous souhaitez améliorer la gestion de votre entreprise, gagnez en efficacité et en productivité au sein de tous les services de votre entreprise.

La Gestion électronique de documents apporte une réelle valeur ajoutée à votre société, à l’ensemble de vos services et son intégration viendra démultiplier le potentiel de votre système d’intégration.
Voici cinq idées pour gagner du temps grâce à la Gestion Electronique de Documents.

1. Recherche de documents : d'après l'étude menée par IDC, les employés passent en moyenne 3h30 par semaine à chercher des documents, sans résultats. Grâce à la Gestion électronique de documents, ce temps de recherche se calcule en secondes. Vous êtes maintenant sûr de retrouver facilement vos documents, notamment si votre système comprend une indexation performante et automatisée.

2. Optimisation de vos processus : la gestion des factures fournisseurs, le recrutement d’un nouveau collaborateur ou la rédaction d’un contrat demandent des échanges de documents en permanence entre les services pour être finalement validés par les chefs de services. Selon IDC, la gestion de ces approbations prend en moyenne 4h18 sur le temps de travail des employés chaque semaine. Grâce à la GED, vous pourrez réduire ce temps de façon considérable, notamment parce que les responsables de service peuvent immédiatement accéder à l’ensemble des documents d’un dossier.

3. Automatisation des processus de travail : brasser de la paperasse prend du temps et alimente le risque d’erreurs. Or, grâce à un processus de travail numérique, vous pouvez associer l'utilisation de documents électroniques à vos processus de travail et automatiser certaines règles. Par exemple, vous pourriez créer une règle pour que toutes les factures supérieures à 5 000 € soient automatiquement transférées vers la direction financière, et que toutes les factures inférieures à cette somme soient transférées vers un autre employé pour approbation. Ainsi, le nombre d'erreurs diminuerait, la traçabilité et l'efficacité des processus seraient renforcées.

4. Réduction des tâches secondaires : certains employés perdent beaucoup de temps à remettre en forme des documents. Selon IDC, les employés passent en moyenne 2h24 par semaine à modifier le format d'un document, et 3h48 à convertir plusieurs formats dans un format unique. La Gestion électronique de documents vous permet de gagner du temps en configurant automatiquement le format standard des documents, selon vos préférences.

Par exemple, vous pourriez choisir de convertir automatiquement tous vos documents en PDF ou de les conserver dans le format d'origine (documents Word, feuilles de calcul Excel, emails). Tout dépend de l’utilisation de ces documents. Si le contenu risque d'être modifié, vous utiliserez le format d’origine du fichier. En général, pour éviter toute nouvelle modification, vous opterez pour une conversion du document en PDF.

5. Amélioration de la collaboration entre les services : l'intégration dans la GED de tous les types de documents, y compris des emails et des documents papier, simplifie le travail collaboratif des employés. Si, par exemple, vous travaillez dans un bureau d’étude, vous pourrez classer à la fois votre proposition, un plan Autocad et un fichier Excel dans le même dossier, par un simple agrafage virtuel. Ainsi, les autres collaborateurs pourront accéder à ces documents pour consultation ou révision, et les visualiser directement dans la GED sans faire appel à un logiciel tiers.

Ce ne sont que quelques exemples parmi l'ensemble des possibilités d’une Gestion électronique de documents. En plus de vous aider dans vos processus, cette solution vous permet de mieux gérer la confidentialité et la sécurité de vos documents. Nombreux sont également nos clients qui ont mis en place un PRA (plan de Reprise d’Activités) Pour terminer, son intégration au sein de votre système d’information vous apportera encore plus d’efficacité au quotidien.

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Thèmes: Efficiency, Compliance, User Adoption, Workflow